株式会社Ccobi（以下、ココビ）は、「住む・働く・学ぶ」を分断せず、一体的にとらえながら暮らしをより良くすることをビジョンに掲げる企業です。同社は、長野県が主催する移住支援プログラム「おためしナガノ」の運営支援業務の受託事業者として、移住者向けのさまざまなイベントを企画・運営しています。
「おためしナガノ」は、長野県への移住に関心のある人々を対象に、県が補助金を交付しながら地域とのつながりを深めてもらうプログラムです。例年、このプログラムに参加した方と地域の方などが交流するイベントを定期的に実施しています。イベントでは当日使用する資料の他、補助金制度の説明や地域情報など多くの資料を配布するため、情報の共有とアクセスの効率化を目的として、デジタル収納アプリ『Handbook X』を導入しました。
本事例では、導入の背景や活用方法、そして得られた成果について、ご担当者様のインタビューをもとにご紹介します。
Handbook X 導入の背景
紙ベースの運用からデジタルへ移行
「「おためしナガノ」では、例年参加者同士のネットワークづくりや地域との交流を目的として、定期的に交流イベントを開催しています。これまで、イベントで配布する資料はすべて紙で提供されていましたが、紙資料は紛失しやすく、屋外で実施する際には天候の影響を受けるリスクがありました。また、大量のカラー印刷には高額なコストがかかっており、運営コスト軽減が大きな課題でした。」
「昨年のイベントで料を配布しましたが、雨の影響で資料が濡れてしまうトラブルがありました。また、イベント参加者の多くがIT業界の方でありながら、紙の資料を使うことに違和感を覚えていました。こうした背景から、HandbookXの導入を決定しました。」（株式会社Ccobi 代表取締役 古後 理栄氏）
Handbook X の活用方法と導入効果
デジタル資料で利便性向上
イベントでは、登壇者の資料差し替えが直前に発生することも多く、紙資料では対応が困難でした。Handbook Xを導入することで、最新の資料をオンラインで即時アップロードでき、スムーズな情報共有が可能になりました。
イベント当日に資料の修正が入ることは珍しくありません。Handbook Xなら、紙の資料では不可能なリアルタイム更新ができるため、正確な情報を迅速に提供できました。（株式会社Ccobi 塚田 華奈子氏）
Handbook Xの導入により、イベント参加者は自身のスマートフォンでQRコードをスキャンするだけで、投影資料や各種情報資料に即座にアクセスできるようになりました。これにより、必要な情報をいつでも簡単に確認できる環境が整いました。
「従来のイベントの際は、県でも印刷物を相当数準備し、会場で一つひとつ配布する手間がかかっていましたが、イベントでの資料共有がスムーズになり、参加者が必要な情報を適切なタイミングで取得できるようになりました。さらに、資料だけでなくWebサイトのURLも格納できるため、アンケートや動画、写真などのデジタルコンテンツを一括配信できる点も大きな利点です。何よりHandbook Xの導入により準備に要する時間を大幅に削減できましたし、よりイベントや交流に集中することができるようになりました。」（長野県庁 産業労働部 産業立地・IT振興課 宮原 奈保子氏）
今後の展望
さらなる機能活用とイベントの充実化
今回、ココビは移住に関心のある人々を支援する企業として、長野県庁と協力し「おためしナガノ」の運営に携わりました。今回のイベントでは、Handbook Xを活用することで、ペーパーレス化の推進、資料のリアルタイム更新、参加者間の交流促進など、多くの成果を得ることができました。
今後は、Handbook Xをさらに活用し、ペーパーレス化や情報共有の効率化にとどまらず、クイズ・アンケート機能、サイネージ、メモ、カレンダーなどの多彩な機能を活用し、よりインタラクティブで、参加者の満足度が高いイベント運営を目指していきます。